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Cuidados na área de finanças dos sindicatos e ONG´s


José Augusto : Seminário feito na CUT-ES

Numa entidade sindical ou do movimento popular, a primeira IMUNE aos impostos conforme artigo 150 da Constituição Federal, e a segunda ISENTA conforme estabelecido no RIR/99, revestem-se da maior importância, cuidados com os extratos das contas correntes bancárias e de aplicações financeiras, e mais ainda, com o sistema de realização e controles dos pagamentos de seus gastos.

Reproduzirei a seguir  matéria sobre estes temas extraídas da minha obra "O que todo sindicalista precisa saber":

Extratos Bancários

Os extratos relativos às contas correntes bancárias e aplicações financeiras são imprescindíveis. Somente de posse deles é possível conferir tais contas, seja no controle interno de saldos e aplicações, seja na contabilidade. Sem eles, é impossível contabilizar a Contribuição Sindical, bem como, os créditos feitos por terceiros nas contas bancárias da entidade. E sem eles, não se pode conhecer possíveis débitos feitos pelo Banco na conta, sobre sua justeza ou não.

Por isso, a área de finanças não pode se descuidar do controle rigoroso que precisa ser exercido sobre os extratos.

Sempre que chegar um lote deles, o envelope deve ser imediatamente aberto e iniciada a conferência. O saldo e a data da última linha da primeira folha devem constar da primeira linha da folha seguinte, e assim por diante. Por outro lado, o saldo e a data constantes da última linha da folha de extrato arquivada daquela conta, devem estar repetidos na primeira linha da primeira folha dos extratos agora recebidos. Sendo assim, tudo estará bem. Feita a conferência dos controles bancários internos, os extratos deverão ser encaminhados à contabilidade, junto com a documentação do período. 

O mais racional, porém, é baixar diária ou semanalmente – on line – todos os extratos de contas bancárias, inclusive daquelas sem movimentação. Se a área de finanças da entidade vacilar e deixar correr o tempo, quando for reclamá-los terá de pagar caro por eles, além de atrasar seus controles e a contabilidade. Quando for constatada a falta de extratos, independentemente de solicitações telefônicas ou pessoais, deverá ser entregue um pedido escrito na agência bancária, e exigido o respectivo protocolo. Isto, em caso de não haver a prática de baixa-los “on line”, ou, quando acontecer o extravio de uma ou algumas folhas de extrato baixado “on line”.

O controle interno das contas bancárias deverá contemplar a correta identificação de cada depósito efetuado, cada crédito e cada débito feito pelo Banco. Anexo ao comprovante de depósito será elaborada uma relação de cada tipo de receita ou valor depositado. Assim agindo, a entidade poderá saber a qualquer tempo a quais receitas ou valores de caixa cada comprovante de depósito bancários se refere. 

Atenção: com o advento do sistema de depósitos bancários “on line” não existe qualquer possibilidade de obter junto ao banco a identificação do depositante, se este não se denunciou. O mesmo se dá com os débitos feitos em conta pelo banco. Por isso, torna-se imprescindível instituir um controle dos créditos da entidade junto a seus devedores que possibilite a identificação de cada valor referente a eles registrado nos extratos bancários, ou no caso daqueles valores conhecidos via eletrônica. Caso contrário, só mesmo por acaso se conseguirá identificar e estabelecer a razão do crédito. Depósitos e créditos bancários não identificados não terão como ser corretamente contabilizados, gerando distorções no balanço. Os depósitos comprovam apenas saídas de caixa, e os créditos apenas ingresso de recursos na conta, sem explicar o motivo deles.

Apenas para ilustrar vamos contar um caso de falta de controle dos créditos feitos em conta bancárias que são acusados pelo extrato. A direção de certa entidade sindical resolveu fazer aos seus associados em dificuldades financeiras empréstimos emergências para tentar ajudar a solucionar os problemas deles. Acontece que, ao fim de certo tempo, constatou-se que muitos associados fizeram os pagamentos parciais ou integrais de suas dívidas para com a entidade, via depósito bancário na conta daquela entidade sem comunicar o fato à mesma. Assim, as conferências efetuadas para conhecer o número, nomes e valores de devedores tornaram-se deficientes porque, tornou-se impossível saber o valor total da dívida ainda não paga pelos associados devedores, e quais eram eles de fato.

Resultado, uma assembleia geral teve que autorizar a baixa dos devedores existentes contabilmente na medida da impossibilidade de saber com precisão se eles ainda deviam os valores alí constantes.

Por outro lado, cada débito em conta autorizado pela entidade deverá ser imediatamente registrado em seus controles internos de contas bancárias com a especificação detalhada das razões do débito. Na ocorrência de débito não conhecido no extrato, será imediatamente questionado junto ao Banco – por escrito e com protocolo - das razões dele.

Isto porque, diferente dos créditos “on line” feitos na conta do cliente diretamente por um terceiro que pode ou não se identificar sem que o banco tenha meios de os controlar, os débitos são promovidos por ele que, assim, tem obrigação moral e jurídica de informa-los, com detalhes, ao seu cliente.

As contas bancárias carecem de um processo permanente de conciliação visando, inclusive, a ocorrência de débitos indevidos nas contas, sejam eles involuntários ou não. Há algum tempo a imprensa andou noticiando queixas de correntistas contra débitos irregulares feitos em suas contas por determinados bancos. Se um determinado Banco que possua 20 milhões de contas correntes efetuar um débito de apenas R$ 5,00 em cada uma delas o resultado será uma receita “extra” de “apenas” 100 milhões de reais!

Tudo isso, nos recomenda sugerir que as entidades se preocupem em enviar, digamos, de 6 em 6 meses, circulares dirigidas a todos aqueles com os quais tenham relação direta seja como credor ou devedor, por exemplo, fornecedores de mercadorias ou serviços, empresas da base territorial que façam descontos em folha de seus empregados ou profissionais liberaris de contribuições associativas ou outras, informando que, dado a impossibilidade de identificar contabilmente pelos extratos bancários os depósitos feitos em suas contas correntes bancárias por terceiros que não se identifiquem nominalmente neles, tais depósitos bancários não identificáveis não serão reconhecidos como quitação de dívidas.

Cuidados com Pagamentos

O fato de diretores responsáveis pela movimentação bancária necessitarem se deslocar com freqüência na base territorial em função de suas tarefas, ou em viagens fora dela, não pode levar ao comodismo de deixar talões de cheques assinados em branco, ou, no caso de utilização do sistema Homebanking, confiar sua senha ao outro dirigente que assinar cheques junto, ou com o funcionário responsável pela Área de Finanças. Isto poderia provocar possível tentação do ilícito no que assinar como remanescente, ou, no funcionário encarregado da área, prejudicando não só o bom nome da entidade como a própria vida profissional e política dos envolvidos. A experiência mostra que as conseqüências dessas subestimações tem sido extremamente desagradáveis para os responsáveis pelas finanças da entidade que, de súbito, podem ver sua honra em jogo sem nada deverem e, muitas vezes, devolverem à entidade valores que dela não retiraram ilicitamente.

Tentando superar tais problemas, o recomendável é evitar essa prática perigosa, definindo um dia da semana para a emissão dos cheques relativos aos pagamentos já determinados para a semana seguinte e outro para a assinatura deles; no caso do uso do Homebanking o próprio Diretor usar sua senha para programar, eletronicamente, os pagamentos que serão efetivados na semana seguinte nas respectivas datas de vencimento. Assim, na semana, existirá um dia para a emissão dos cheques e outro para a assinatura, racionalizando simultaneamente, o trabalho da Tesouraria e a agenda dos Diretores responsáveis pelas finanças. Dessa forma, aqueles que detém a faculdade de movimentar as contas bancárias sabem de antemão em qual dia deverão dedicar-se a tal tarefa. Portanto, buscarão meios e formas de não se ausentarem naquele dia.

Diante disso, pode-se estabelecer que os pagamentos da semana seguinte serão preparados, por exemplo, na quarta-feira da semana anterior e assinados ou programados até o dia seguinte, quinta-feira. Quanto aos chamados “pagamentos no balcão”, ou seja, aqueles que o credor vem até a entidade para recebê-los, os cheques também devem ser emitidos na própria quarta-feira e os pagamentos realizados na sexta feira da semana seguinte. 

Entretanto, é preciso estar atento com a segurança no ato de pagar. Primeiro, no caso de emissão de cheques, evitar emití-los para qualquer credor, indistintamente. Isto porque, com o avanço da tecnologia, é possível falsificadores apagarem os valores inscritos no cheque, substituindo-os por outros e mantendo os demais dados, especialmente as assinaturas.

Quando for o caso de programação no Homebanking, a moderna tecnologia propiciou uma nova modalidade de ilícito: trata-se de agendar um ou mais pagamentos para determinada data para o beneficiário correto, imprimindo tal agendamento e colocando-o no Boletim de Banco ou de Caixa. Em seguida, a pessoa substitui o beneficiário correto por si mesmo ou alguém de sua confiança, e o pagamento cairá em conta errada. Claro que tal “esperteza” não pode ter vida longa porque algum dos beneficiários irá reclamar o não pagamento de seu crédito. Todavia, enquanto tal não ocorrer ou a contabilidade não constatar o Ilícito, o “esperto” irá aumentando sua riqueza indevidamente...
 

Fonte: Blog do Zé Augusto

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