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Dos controles financeiros e contábeis no sindicato


Com relação aos controles contábeis e financeiros do sindicato oferecemos as seguintes sugestões:

Devido a necessidade de rigoroso controle contábil sobre as verbas oriundas da Contribuição Sindical, sugerimos que os companheiros abram duas contas correntes bancárias: uma para depósitos de recursos da Contribuição Sindical e outra para depósitos de Rendas Próprias.

Na conta bancária destinada a Arrecadação Sindical não podem ser efetuados depósitos de dinheiro proveniente de Rendas Próprias.

Por conta da Contribuição Sindical só podem ser pagas depesas relativas aos seguintes:

- Gastos com Serviço Médico, Dentário e Jurídico (salários, encargos sociais, honorários, medicamentos, despesas judiciárias, materiais diversos, transporte, alimentação, etc).

- Gastos com Assistência Hospitalar e Serviços Clínicos.

- Gastos com Colônia de Férias (salários, encargos sociais, alimentação, bebidas e refrigerantes, materiais, luz, força e água, materiais de limpeza,etc).

- Gastos com finalidades esportivas e sociais.

- Auxílio Maternidade e Funeral.

- Estabelecimento de Ensino, inclusive de ensino profissional.

- Cooperativa de Crédito e de Consumo.

- Biblioteca.

Vale dizer, que as despesas administrativas (contas 211,212,213,214,219) e outras que não as relacionadas acima, não podem ser pagas com recursos da Contribuição Sindical.

Entendemos que a existência de muitas contas bancárias no Sindicato, não é conveniente porque aumenta os serviços com seu controle, e os torna mais difíceis. Entretanto, são indispensáveis as seguintes contas:

- Conta para Contribuição Sindical.

- Conta para Contribuição Assistencial.

- Conta para Mensalidades, Reembolso de Despesas Assistenciais, Taxa de Homologação, e outras rendas próprias.

- Conta de Aplicação Financeira para depositar Contribuição Sindical.

- Conta de Aplicação Financeira para depositar Rendas Próprias.

Não é conveniente a manutenção de altos saldos nas contas bancárias de movimento. A Tesouraria deve fazer, mensalmente, um fluxo de caixa semanal, para prever com razoável antecedência sua receita e seus compromissos para o período, e, consequentemente, disponibilidades ou déficits. Assim, poderá colocar em conta de aolicação com retorno imediato os excedentes momentâneos, a fim de obter rendimentos que neutralizem, pelo menos em parte, os efeitos da inflação.

Mensalmente, deve o Caixa do Sindicato providenciar a Conciliação dos Saldos Bancários, para verificar se o saldo constante de seu controle confere com o saldo acusado no extrato do banco. Isto significa preparar para o Tesoureiro e a Contabilidade, um demonstrativo cujo esquema básico é o seguinte:

Saldo do controle interno no último dia e mês.

(+) Valor dos cheques emitidos no mês e não pagos pelo Banco dentro do mês de sua emissão.

(-) Depósitos efetuados no mês porém só creditados pelo Banco no mês seguinte.

(+) Créditos efetuados pelo Banco na conta do Sindicato, em virtude de depósitos de contribuição sindical, assistencial, mensalidade, etc., feitos diretamente por associados ou outras pessoas, sem passar pelo Caixa do Sindicato.

(-) Despesas bancárias debitadas pelo Banco na conta do Sindicato.

(+) Juros e Correção Monetária creditados em conta.     Etc, etc.

= Saldo da conta acusado no extrato bancário no último dia do mês em causa.

As receitas recebidas pelo Caixa da Entidade devem ser depositadas integral e diáriamente no Banco. Cada depósito deve corresponder a um tipo determinado de receita. Ex: depósito de mensalidade, depósito de taxa de homologação, depósito de reembolso de despesas assistenciais, depósito de receita de colônia de férias, etc.

Com exceção da Sindical, todas as demais receitas são consideradas Rendas Próprias.

Em virtude desses depósitos integrais e diários das receitas, deve o Tesoureiro constituir um fundo rotativo em dinheiro para fazer face às pequenas despesas e às urgências. O valor desse fundo deve ter um teto fixo, e será constituido e renovado mediante cheque nominal ao Caixa. Sempre que necessário, o Caixa fará a prestação de contas e o imediato pedido de renovação pelo valor gasto, com o que o citado fundo se reconstituirá com o valor original.

Todos os pagamentos em dinheiro devem ser préviamente autorizados pelo Tesoureiro ou pelo Administrador do Sindicato. Eles devem se restringir às despesas de valor inferior à ½ salário mínimo ou às urgências.

Normalmente, todos os pagamentos devem ser feitos em cheque, ou ordem bancária nominais ao credor, com exceção dos valores insignificantes para os quais não compense emitir cheques ou ordens, isto, para maior controle e segurança.

Deve ser feito a cópia-cheque para todo cheque ou ordens emitidos. Esse formulário tanto pode ser impresso com o timbre do Sindicato, quanto adquirido em alguma papelaria.

O Presidente e o Tesoureiro devem, obrigatóriamente, visar toda cópia-cheque, na ocasião da assinatura dos cheques e ordens.

Para melhor controle contábil dos diversos centros de custeio do Sindicato, será necessário fazer uma folha de pagamento, uma guia de INSS, uma guia de FGTS e uma de PIS, para cada setor da Entidade:

- Pessoal administrativo

- Pessoal do Serviço Médico

- Pessoal do Serviço Dentário

- Pessoal do Serviço Jurídico

- Pessoal da Colônia de Férias

- Pessoal do Refeitório ou Bar

O Conselho Fiscal deve examinar os boletins de caixa da Tesouraria e respectiva documentação pelo menos quinzenalmente, conferindo os valores existentes em cofre na ocasião (dinheiro, cheques, vales), isto, antes mesmo que sejam enviados à contabilidade.

Os boletins de caixa enviados à contabilidade, têm que ser acompanhados dos comprovantes relativos a todas as importâncias nele lançadas, com o número do documento (se houver), nome do credor ou devedor, objeto da receita ou despesa, completamente legíveis.

Não pode haver pagamento sem comprovação hábil, exceção feita aos gastos com táxi ou ônibus urbano.

Deve ser exigido sempre Nota Fiscal quando se tratar de fornecimento de mercadorias ou prestação de serviços.

Mensalmente o Caixa enviará à contabilidade, os extratos bancários completos e conferidos, bem como, uma cópia do Demonstrativo da Conciliação dos Saldos Bancários.

No boletim de caixa e no próprio documento deverá ser claramente identificado o setor do Sindicato a que a despesa se refere (se Administração, se Serviço Médico, se Colônia de Férias, etc), a fim de que a contabilidade possa lançar na conta certa.

José Augusto Azeredo

 

                         

                                                           

Fonte: Blog do Zé Augusto

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