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Entidades sindicais precisam organizar e controlar seus bens patrimoniais


Quando o cidadão é eleito dirigente sindical, significa que, daí em diante será o representante dos associados da entidade na sua ação política e sindical, mas, também, na administração e guarda de seus bens. Vale dizer, além de administrar corretamente os bens patrimoniais, será o responsável por sua guarda e zelo. Ou seja, desaparecendo ou quebrando um bem, eles, os diretores,serão os responsáveis diretos pelo acontecido.

A maioria esmagadora dos estatutos sociais das entidades sindicais de trabalhadores, e acredito que das patronais também, diz que o Tesoureiro ou Secretário de Finanças é o responsável pela guarda e zelo dos bens patrimonais da entidade. Além dos financeiros, os móveis e utensílios, equipamentos, veículos, terrenos e edifícios. Se der alguma zebra com eles o homem das finanças estará na frente para responder pelo acontecido.
Minha experiência de mais de 36 anos no sindicalismo mostra que, os associados podem engolir um monte de coisas erradas mas, desaparecimento de bens não perdoam mesmo. Portanto, senhores sindicalistas, cuidado com os bens patrimoniais da entidade durante sua gestão.
A seguir, transcrevo trecho de um livro de minha autoria sobre administração sindical, cujo capítulo que trata do assunto intitula-se Organização do Patrimônio. Desejo a todos boa e proveitosa leitura.

Organização do Patrimônio

Na medida em que vão se ampliando as liberdades democráticas em nosso País (na época em que o livro foi redigido. nada a ver com os tempos presentes) e, por outro lado, para fazer face às profundas transformações provocadas nas últimas três décadas na sociedade pela revolução da informática e da cibernética, que trouxeram substanciais modificações na economia e, por consequência, nas vidas política e sindical a entidade vai precisar intensificar suas relações com o sistema financeiro, na busca de empréstimos e financiamentos para aperfeiçoar e ampliar suas atividades. E uma das exigências dos cadastros de bancos e fornecedores é a apresentação de um Balanço Patrimonial que indique garantias para a operação pretendida. Por isso, se os valores dos bens patrimoniais expressados pela contabilidade mostrarem-se defasados, certamente que haverão dificuldades para concretizar a transação.
         
De outro lado, os diretores da entidade, e principalmente aqueles que os estatutos atribuem a guarda e zelo desses bens, são pessoalmente responsáveis por sua existência e conservação.
         
Diante disso, torna-se imprescindível montar um sistema de controle do patrimônio, que contemple sua identificação e localização, a responsabilidade dos encarregados de áreas sobre os bens de uso cotidiano a serviço em sua área de atuação, bem como, o procedimento de depreciação e correção sistemático. Para instaurar-se um eficiente controle, são necessários os seguintes passos:
         
01) Realização de um inventário físico rigoroso, em datas pré-determinadas, na sede e subsedes ou delegacias da entidade, que registre os bens de sua propriedade, relacionando-os em formulário próprio, com a maior riqueza de detalhes que for possível para dar-lhes a mais fiel identificação.
         
02) Organizar duplas de funcionários e/ou diretores, tantas quantas forem preciso, em função da quantidade e diversidade de bens a serem levantados. Um elemento da dupla "cantaria" as características deles e o segundo elemento cuidaria de registrar fielmente os dados no formulário.
         
03) Os bens seriam - obrigatoriamente - relacionados um por um, e descritos o mais detalhadamente possível:
         marca; tipo; número de fabricação; cor; tipo de estrutura, se envernizada, pintada ou niquelada; se de madeira ou aço; se estofado e quantidade de gavetas (no caso de móveis); número de motor e chassis (no caso de veículos e máquinas), etc.
                 Exemplos de descrições detalhadas:
         1 mesa de madeira envernizada, cor marrom, com 3 gavetas, puxadores de ferro, estrutura e pés de metal branco.
            1 máquina eletrônica de escrever Olivetti, tipo Línea C, no de fabricação 87908794-12 M, cor cinza.
            1 linha telefônica 3832-3284.
           1 automóvel sedam, marca Renault, tipo Logan, ano 2013, 4 portas, cor azul, motor a gasolina nº MA 7778954C2, chassis 9813MOD50, placa  JAA 3311.
             1 cadeira com estofamento preto e estrutura de ferro pintada da mesma cor, fixa.
          1 computador marca CIB, 233 Mhz, memória ran de 6 gb, hd 600 gb, cdroom 24 vezes, com monitor colorido de 15", teclado e mouse..
         
04) Na medida em que o levantamento for sendo efetuado, os bens poderão ser, simultaneamente, identificados com plaquetas de metal, ou etiqueta adesiva de papel durável.
         
05) Terminado o levantamento físico, será ele comparado com o livro ou fichas de registro patrimonial porventura existentes, e/ou com o livro Razão, para:
                 a) colocação dos respectivos valores históricos e data de aquisição;
                 b) constatação dos bens porventura desaparecidos:
                 c) constatação dos bens porventura não contabilizados.
         
06) Os bens não registrados nos controles existentes serão valorizados mediante consulta aos livros contábeis ou arquivo de notas fiscais. Já aqueles registrados no livro ou fichas de registro patrimonial e/ou na contabilidade que não forem encontrados, serão baixados dos controles e da contabilidade mediante concordância escrita do Conselho Fiscal, "ad-referendum" da assembléia geral. Por fim, os bens cujos valores não foram localizados, serão então avaliados para futura apreciação do Conselho Fiscal, e da Assembléia Geral.
         
07) O processo de avaliação, dar-se-á da seguinte forma:
              - quanto aos móveis, máquinas de escritório, equipamentos de informática, equipamento médico-odontológico, etc., seus valores médios aproximados serão obtidos mediante consulta ao mercado de usados;
              - os valores dos veículos usados serão conseguidos mediante consulta às publicações especializadas;

         - já os imóveis terão sua avaliação feita por empresa ou profissional especializado e de reconhecida competência e confiabilidade (Caixa Econômica Federal, engenheiros, arquitetos, etc.).
         
08) O levantamento físico que mencionamos será feito por sala, departamento, bairro, distrito ou cidade e estado da localização dos bens, repetimos um por um, para que, posteriormente, sejam elaboradas as respectivas cautelas de carga patrimonial, a serem firmadas pelos responsáveis pelas áreas e regiões onde se encontrem e estejam servindo.
         
09) Após a aprovação pela Diretoria e Conselho Fiscal, o levantamento será encaminhado à contabilidade para sua inclusão em controle informatizado, e feitura dos lançamentos de acerto, mediante ata de reunião da Diretoria mencionando o Parecer do Conselho Fiscal e registrada em Cartório. A partir desse momento, nenhum bem patrimonial poderá ser transferido de local ou emprestado a terceiros sem a prévia anuência do responsável dali e imediata comunicação ao setor de controle patrimonial, para elaboração do documento de transferência e alteração de cautelas, bem como, os indispensáveis lançamentos no controle informatizado. Claro que, empréstimos de bens patrimoniais à terceiros somente poderão ocorrer com autorização prévia da direção da entidade.
         
10) Serão feitas Cautelas  para responsabilizar cada local e ou pessoa usuária pela guarda e zelo sobre de cada bem da entidade.
         
11) Os originais das Notas Fiscais de aquisição de bens patrimoniais e documentos que capearem sua venda ou baixa, deverão ser arquivados em pasta própria, sendo seus lançamentos contábeis nelas também baseados, mas, no arquivo contábil ficarão somente as cópias de tais documentos.

Eis ai, companheiros, nossas recomendações para o trato da questão dos bens patrimoniais em sua entidade. Todo o cuidado é pouco, até porque, sua imagem junto aos associados, à categoria e à sociedade estará em jogo caso aconteçam fatos desagradáveis e desabonadores de sua conduta.

Sugerimos que, em caso de necessidade de maiores esclarecimentos, consultem a Asteca Contabilidade Sindical Ltda. a qual poderá ajudá-lo com maior profundidade.

José Augusto Azeredo

Fonte: Blog do Zé Augusto

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